Das Mitarbeitergespräch ist in den meisten Unternehmen mittlerweile gang und gäbe. Es dient nicht nur zur rückwirkenden Beurteilung der Leistung, sondern sollte auch einen Motivationsschub bringen und die Aussichten auf die weitere berufliche Entwicklung geben. Doch viele Mitarbeiter fürchten sich regelrecht vor den jährlichen oder halbjährlichen Terminen. Wir sagen Ihnen auf was sowohl die Führungskraft wie auch der Angestellte achten sollten, damit das Gespräch ein Erfolg wird.

Heute: Die richtige Vorbereitung und das richtige Verhalten als Vorgesetzter.

Das Mitarbeitergespräch ist für beide Seiten niemals nur ein lästiger Pflichttermin, sondern sollte als wichtiges Instrument zur Optimierung der Arbeitsprozesse und vor allem zur Mitarbeitermotivation angesehen werden. Eine gute Vorbereitung und sachliche Kommunikation gehören dabei zu den Pflichtaufgaben des Chefs. Leider werden beide Punkte häufig ignoriert und der Mitarbeiter geht unzufrieden, vielleicht sogar demotivierter als zuvor, aus den Gesprächen. Das sollte weder der Sinn der Sache sein, noch ist es erfolgsversprechend für die kommende Zusammenarbeit. Also nehmen Sie sich auch als Chef die Zeit, strukturiert, umsichtig und fair in das Gespräch hineinzugehen.

 

Die richtige Vorbereitung

Das wichtigste ist schon vorher das Ziel des Gesprächs festzulegen. Geht es um eine Leistungsbeurteilung, um die zukünftige, gemeinsame Zusammenarbeit und die Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters oder geht es darum, über Veränderungen im Unternehmen zu sprechen?

Wenn Sie erst einmal das (Ober)thema festgelegt haben, lässt sich eine Gesprächsstruktur anhand der wichtigsten Eckpunkte erstellen. Dabei sollten Sie sich auch inhaltlich schon einigermaßen festlegen, damit Sie hinterher nicht den Faden verlieren oder ein wichtiges Thema vergessen. Es kann auch hilfreich sein, dies vorher in knappen Punkten schriftlich festzuhalten.

Für eine Leistungsbeurteilung müssen Sie natürlich die Arbeitsweise des jeweiligen Mitarbeiters kennen – eine Reflexion anhand falscher oder zu schwammiger Fakten und Beispiele kann sonst schnell in Diskussionen oder Ärger enden. Also nehmen Sie sich gegebenenfalls noch einmal die Zeit, sich vergangene Projekte des Arbeitnehmers anzusehen und zu bewerten.

Neben dem Inhalt sollten Sie sich dann auch die erforderlichen Dokumente zur Hand haben. Beispielsweise müssen Sie den Weiterbildungskatalog bereitlegen, wenn es um die Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters geht. Schließlich soll das Gespräch nicht unnötig unterbrochen werden, weil Sie erst noch etwas suchen müssen.

Einladung und Einstieg

Vor allem bei einem jährlichen oder halbjährlichen Mitarbeitergespräch sollte die Terminvereinbarung nicht zwischen Tür und Angel stattfinden, sondern circa zwei bis drei Wochen vorher bekannt gemacht werden. Für ein gutes und erfolgreiches Gespräch sollten Sie sich dann auch mindestens eine Stunde Zeit nehmen – sonst kommt es hinterher zu Hektik oder man muss schlimmstenfalls abbrechen. Wählen Sie also einen Tag, an dem Sie auch etwas Luft haben.

Während des Treffens sollten dann auch alle potenziellen Störfaktoren wie Telefon, Handy oder E-Mail-Erinnerungen ausgeschaltet werden. Zudem empfiehlt es sich, sich auf neutralem Boden, zum Beispiel in einem allgemeinen Besprechungszimmer, zu treffen.

Kommt der Mitarbeiter dann zum Termin, sollten Sie nicht gleich die Atmosphäre ruinieren. Ein zu aggressiver oder arroganter Tonfall, wie beispielsweise: „Reinkommen, hinsetzen, zuhören“, kann gleich die beste Vorbereitung zunichtemachen.

Stehen Sie stattdessen auf, reichen Sie ihm die Hand und danken ihm für sein Erscheinen.

Nachdem Sie ihn gebeten haben sich zu setzen, sollten Sie noch einmal den Grund für den Termin erläutern und dann zum ersten, inhaltlichen Punkt übergehen.

Gesprächsverlauf

Während des ganzen Gespräches sollten Sie höflich und fair bleiben. Auch wenn es um Kritik geht, sollte diese mit Begründungen und Beispielen vorgebracht werden, mit dem Ziel etwas zu verbessern und nicht nur um der Kritik willen. Sehen Sie also davon ab Ihrem Mitarbeiter an den Kopf zu werfen: „Sie leisten keine gute Arbeit.“ Zeigen Sie ihm stattdessen die konkreten Punkte auf, die er verbessern könnte. Denn nur konstruktive Kritik führt zum Erfolg.

Darüber hinaus sollte Ihr Gegenüber auch die Möglichkeit haben, selbst etwas anzumerken oder einfach zu antworten. Leiern Sie also nicht all Ihre Punkte in einem Monolog herunter, sondern hören Sie ebenfalls zu und gehen auf den Mitarbeiter ein. Versuchen Sie dabei aber weder vom eigentlichen Thema abzuschweifen noch die die Gesprächsführung aus der Hand zu geben. Hat Ihr Gegenüber wirklich ein Problem, das er mit Ihnen besprechen will und das den Rahmen sprengt, dann vereinbaren Sie für dieses Thema einen neuen Termin.

Neben all Ihren Ansichten und Beurteilungen sollten Sie dem Mitarbeiter auch darlegen, wie Sie zu Ihren Einschätzungen kommen. Das gilt sowohl für Kritik als auch für Lob. Denn nur, wenn Ihr Gegenüber auch versteht was und warum etwas gut oder falsch läuft, kann er daran und damit arbeiten.

Haben Sie alle Punkte abgearbeitet, sollten Sie fragen, ob Ihrem Mitarbeiter zu diesem Thema noch etwas auf dem Herzen liegt oder er Fragen hat. Falls nicht sollten Sie das Gespräch auf die Zielgerade bringen.

Gesprächsende und Nachhaltigkeit

Zum Ende eines jeden Termins sollten die aktualisierten gemeinsamen Ziele noch einmal festgehalten werden. Beispielsweise die vereinbarte Optimierung im Arbeitsprozess oder die beschlossenen Weiterbildungen. Am besten werden diese Punkte noch zusätzlich in einem Protokoll niedergeschrieben, damit sich sowohl Sie, als auch der Mitarbeiter, daran erinnern. Auch für das kommende Mitarbeitergespräch ist ein solches Resümee nützlich um zu reflektieren, was umgesetzt wurde und woran man noch arbeiten sollte.

Zur Verabschiedung sollten Sie dann erneut freundliche und motivierende Worte finden. Schließlich wollen Sie, dass Ihr Mitarbeiter mit erhobenem Kopf zurück ans Tagewerk geht und sich nicht den restlichen Tag darüber sorgt, ob Sie gerade seine Kündigung schreiben. Geben Sie ihm einfach ein gutes Gefühl mit auf dem Weg, auch wenn Sie vielleicht einige Punkte kritisiert haben.

Natürlich bedarf so ein Termin aber nicht nur einer gewissen Vor-, sondern auch Nachbereitung. Prüfen Sie in den kommenden Wochen, ob sich die angesprochenen Punkte verbessert haben und umgesetzt wurden. Wenn dem so ist, loben Sie dies und bestätigen damit noch einmal den positiven Nutzen des Gesprächs. Werden die Vereinbarungen jedoch nicht umgesetzt, sollten Sie den Mitarbeiter gegebenenfalls an die Themen erinnern.


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