© Elnur - Fotolia.comDie externe Unternehmenskommunikation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Ob in Pressemitteilungen, Marketing-Materialen, beim direkten Kundenkontakt oder im Meeting mit dem potenziellen Kooperationspartner: Nur wer weiß, sich richtig zu präsentieren und zu kommunizieren, wird Erfolg haben. Beachten Sie deshalb die folgenden zehn Punkte, um eine bessere Außenwirkung zu erzielen.

1. Planen Sie

 

Zunächst müssen Sie in jedem Schritt der Unternehmenskommunikation klären, welche Kernbotschaft Sie wem und über welche Medien vermitteln wollen. Fragen Sie sich ebenfalls, was für eine Wirkung diese Botschaft erzielen soll.

 2. Definieren Sie die Zielgruppe

Nur wenn Sie wissen, mit wem Sie kommunizieren, können Sie überlegen, wie Sie kommunizieren. Versuchen Sie immer die Wünsche und Erwartungen Ihrer Zielgruppe zu kennen und in den Vordergrund zu stellen – egal ob Sie mit Kunden, Redaktionen, Geschäftspartnern oder Lieferanten sprechen. So können Sie die jeweilige Botschaft der entsprechenden Zielgruppe anpassen.

Beispiel: Sie haben ein neues Produkt entwickelt und wollen dessen Vorteile herausstellen. Ihre Kunden interessieren sich wahrscheinlich hauptsächlich für den Nutzen des neuen Produkts. Ihren Geschäftspartnern könnten hingegen die Zahlen, technischen Fakten und Prognosen wichtiger sein.

3. Kommunizieren Sie verständlich

Sie sollten nicht nur die Wünsche der Zielgruppe, sondern auch Ihren Wortschatz kennen, damit Sie verstanden werden. Fachbegriffe sollten entweder erklärt werden oder nur gegenüber der entsprechenden Fachkreise Verwendung finden. Ebenso verhält es sich mit Abkürzungen. Versuchen Sie demnach, gerade bei der externen Unternehmenskommunikation mit Kunden, die kompliziertesten Sachverhalte in einfachen Worten wiederzugeben.

4. Seien Sie offen, ehrlich und transparent

Viele Unternehmen sind äußerst offen und mitteilungsbedürftig, wenn es um die Vorteile Ihrer Produkte geht. Doch wenn es zu Problemen oder Kritik kommt, schweigen sie plötzlich. Das fällt auf und vermittelt ebenfalls eine Botschaft – denn wie schon Paul Watzlawick festgestellt hat, kann man nun mal nicht, nicht kommunizieren.

So entstehen Spekulationen und Gerüchte, die dem Image dauerhaft schaden können. Lassen Sie es gar nicht so weit kommen und sprechen Sie offen mit allen Zielgruppen. Räumen Sie auch Fehler ein, wenn Sie welche manchen und danken Sie anderen für konstruktive Kritik, da diese immer hilft, sich zu verbessern.

5. Kommunizieren Sie positiv

Eine positive Formulierung hinterlässt immer einen besseren Eindruck. Sie sollen zwar ehrlich sein und Fehler auch benennen, aber selbst wenn etwas schief läuft oder nicht möglich ist, sollten Sie dafür Lösungen anbieten. Sagen Sie also nicht, was nicht geht, sondern welche Alternativen oder Möglichkeiten es stattdessen gibt. Vermeiden Sie dabei Verneinungen oder negativ behaftete Wörter wie „leider“.

6. Seien Sie konkret, direkt und freundlich

Wählen Sie einfache, statt verschachtelter Sätze, vermeiden Sie Konjunktive, wie „könnte“ oder „würde“ und vage Aussagen wie „vielleicht“, „möglicherweise“ und „eigentlich“. Vermitteln Sie stattdessen direkt und in freundlichem Ton Ihre gewünschte Botschaft. Dadurch strahlen Sie Sicherheit und Kompetenz aus und man wird Ihre Kernaussage sofort verstehen.

7. Wählen Sie kurze Formulierungen

In jeder Form der Kommunikation sollte man sich auf das Wesentliche beschränken. Überfluten Sie den Kunden/Geschäftspartner oder Redakteur beispielsweise nicht mit zu vielen Informationen. Hier gilt die Regel: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich.“ Wählen Sie zudem immer möglichst kurze Sätze.

8. Finden Sie das richtige Maß

Es gilt aber auch, die externe Unternehmenskommunikation an sich, knappzuhalten. Wenn Sie beispielsweise alle fünf Minuten einen Newsletter, eine Pressemitteilung oder ein Facebook-Posting verschicken, werden die Adressaten bald genervt sein.

9. Nehmen Sie sich Zeit für den Dialog

Externe Unternehmenskommunikation hört nicht bei Ihrer veröffentlichten oder mitgeteilten Botschaft auf, sondern ist ein Dialog mit den Kunden und Partnern. Zu einem Dialog gehört es natürlich auch ansprechbar zu sein und zuzuhören. Schließlich können Sie noch so oft sagen, dass Ihr Kundenservice gut ist – wenn die Mitarbeiter niemals erreichbar, gesprächs- oder hilfsbereit sind, werden Sie die Kunden von Ihrer Aussage nicht überzeugt sein.

10. Reflektieren, korrigieren und reagieren Sie

Auch bei der externen Unternehmenskommunikation geht es um stetige Verbesserung. Prüfen Sie immer, was funktioniert oder welche Abläufe und Ansprachen sich optimieren lassen.

Doch Bedürfnisse, Wünsche und Ansprüche der Zielgruppen können sich genauso rasant ändern wie die Sprache oder die Möglichkeiten der Kommunikationswege (Telefon, E-Mail, Social-Media, Videotelefonie). Ruhen Sie sich also niemals auf einer guten Strategie aus, sondern bleiben Sie lernfähig und aufmerksam.

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