Die Kollegen sind brummig, bei der Besprechung kommt man zu keinem Ergebnis und ständig prasseln E-Mails auf einen ein: Unter schlechter Kommunikation leiden Motivation und Arbeitserfolg. Um das zu verhindern, sollten Sie einfach auf die fünf wichtigsten Fehlerquellen im Umgang miteinander achten.

1. Zu viel Kommunikation

Es mag auf den ersten Blick paradox erscheinen, aber zu viel Kommunikation kann genauso fatal sein wie zu wenig. Damit sind nicht (nur) zu lange Kaffeepausen und Schwätzchen mit den Kollegen gemeint. E-Mail-Programme verleiten dazu, auch mittelbar von Vorgängen Betroffene in Kommunikationsprozesse mit einzubinden. Man leitet Post an sie weiter oder setzt sie in CC. In vielen Fällen mag das sogar sinnvoll sein; übertreibt es ein Unternehmen jedoch im Einsatz dieser Mittel, verschwinden Durchblick und Zuständigkeiten in einem Wust von E-Mails.

Im schlimmsten Fall werden Aufgaben gar nicht erledigt oder von zwei Mitarbeitern unabhängig voneinander, weil sich niemand zuständig fühlte, respektive beide. Deswegen braucht es unbedingt Spielregeln, um die Kommunikationsströme richtig einordnen zu können. Was der eine als unmissverständlichen Arbeitsauftrag interpretiert, nimmt der andere vielleicht einfach nur zur Kenntnis.

2. Zu wenig Kommunikation

??????????????????Auf Vermerke wie „FYI“ (For Your Information) völlig zu verzichten, führt wiederum ins andere Extrem. Ausbleibende oder mangelhafte Anweisungen führen auch zu unzureichenden Ergebnissen. Nicht nur Informationen müssen vermittelt werden, sondern auch Handlungsrichtlinien. Da heute immer weniger in kleinen, eigenständigen Einheiten gearbeitet wird, sich Teams immer wieder neu bilden und untereinander koordinieren müssen, sollte man sich auch über die Handlungsrichtlinien stets aufs Neue abstimmen.

Schlechte Kommunikation bedeutet meist nicht, dass zu wenig Informationen ausgetauscht werden. Es fehlt der Austausch miteinander über den korrekten Umgang mit diesen Informationen. Wer eine verschlüsselte Nachricht versendet, muss schließlich sichergehen, dass der Empfänger auch den richtigen Schlüssel besitzt.

3. Die Soft Skills entscheiden

Hierbei kommt es ganz entscheidend auf die Soft Skills der Mitarbeiter an. Je schneller es jemandem gelingt, die offiziellen und inoffiziellen Regeln jeder neuen Gruppe und Kommunikationssituation zu erfassen, desto mehr Erfolg wird er haben. Doch nicht nur wenn es darum geht, den richtigen Schlüssel zu finden, sind Soft Skills unabdingbar. Ohne Empathie und sympathische Verbindlichkeit wird man nur schwer in einer Führungsposition bestehen. Führungsposition meint hier nicht nur den Abteilungsleiter mit dem Eckbüro. Wenn sich Projektteams immer wieder neu zusammenfinden, bleiben auch Hierarchien im Fluss.

4. Chancen und Risiken von Meetings

Eine gute Gelegenheit, um sich abzustimmen, sind Meetings. Abstimmung ist hier wieder nicht gleichzusetzen mit Informationsvermittlung. Alle wichtigen Informationen sollten bereits vor der Besprechung vorliegen. Das Meeting selbst dient dann vor allem der Koordination, wie damit zu verfahren ist.

Die häufigsten Fehler, die dabei gemacht werden, sind zu zahlreiche oder zu lange Besprechungen; oft fehlt es aber auch an Planung und Struktur. Vorher sollte daher immer ein Meeting-Plan ausgearbeitet und – falls niemand ohnehin schon „den Hut aufhat“ – ein Moderator bestimmt werden. Bei unklarer Beschlusslage raten die Experten Almut Hullmann und Susanne Weber in ihrem Ratgeber Wir verstehen uns?! auf Überzeugung zu setzen, nicht auf Abstimmungen:

„Streben Sie Konsensentscheidungen in der Gruppenarbeit an und vermeiden Sie Beschlüsse durch Mehrheiten. Denn Minderheiten entfachen Gegenwehr!“

5. Wie Konflikte zu schlechter Kommunikation führen – und umgekehrt

Gegenwehr ist nun ein besonders augenfälliges Beispiel für Konflikte. Tatsächlich reichen bereits kleinere Unstimmigkeiten aus, um die hochkomplexe Kommunikationsmechanik in einer größeren Abteilung empfindlich zum Knirschen zu bringen. Manchmal können sich zwei Kollegen einfach nicht leiden. Viel häufiger jedoch kommt es zum Konflikt aufgrund unterschiedlicher Rollenvorstellungen und damit wieder der Frage, welchen Schlüssel man zur Interpretation von Informationen benutzt. Schlechte Kommunikation ist dann einfach das Ergebnis zwei nicht zueinander passender Schlüssel.

Ein Beispiel: Bei der Entwicklung eines Autos hat ein Ingenieur technische Lösungen im Sinn, sein Kollege aus der Designabteilung eine besonders schöne Silhouette, jemand aus dem Vertrieb will Verkaufsargumente und der Manager guckt auf den Börsenkurs. Für jeden von ihnen muss das Projekt „Auto“ etwas anderes leisten, damit sie es als Erfolg betrachten und das Gefühl bekommen, gute Arbeit zu leisten.

Wer erfolgreich kommunizieren will, braucht darum die Fähigkeit, Spielregeln zu erkennen sowie die Interpretationsrahmen seiner Kollegen und Vorgesetzten. Bildlich gesprochen: Erschrecken Sie nicht vor all den vielen Türen, konzentrieren Sie sich einfach auf den richtigen Schlüssel.

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