In der Adventszeit versucht man auch im Büro die Weihnachtsstimmung einzufangen und manch ein Chef lässt sich das einiges kosten. Da gibt es Kunden- und Mitarbeiterpräsente, betriebliche Weihnachtsfeiern, Christbäume und Adventskränze und häufig einen Keksteller in der Kaffeeküche. Doch wer nicht aufpasst, landet schnell in der Steuerfalle.

Wer denkt, alles, was er für seine Mitarbeiter oder Kunden im Dezember ausgibt, gilt als steuerfrei und absetzbar, dem winkt spätestens im Januar ein böses Erwachen. Vor allem wenn die Angestellten und Kunden wütend an die Türe klopfen. Denn wird die Obergrenze der jeweiligen Freibeträge überschritten, fallen Lohnsteuer und Sozialversicherung an. Und die finden sich hinterher auf der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters wieder oder müssen vom beschenkten Geschäftspartner entrichtet werden. Damit Ihnen, Ihren Mitarbeitern und Ihren Kunden Derartiges nicht passiert, hier einige Tipps, worauf Sie bei den Weihnachtseinkäufen und -Feiern achten sollten.

Dekoration

Fürs weihnachtliche Schmücken des Büros gibt es keinen definierten Freibetrag. Ein Bäumchen im Flur und der Adventskranz gelten in der Regel als normale Betriebsausgaben. Steigen diese Kosten jedoch ins Unermessliche, wird das Finanzamt meist stutzig – schließlich könnte einer der fünf gekauften Bäume auch für private Zwecke dienen und dann werden die Ausgaben eventuell genauer geprüft.

Damit es gar nicht erst zu Verwirrung kommt, sollten Sie etwas umsichtig dekorieren und nicht das ganze Gebäude in Geschenkpapier einwickeln.

Wann das Maß überschritten wurde und das Finanzamt vor der Tür steht, ist jedoch branchenabhängig. So gilt die Schaufensterdekoration im Einzelhandel als kostspieliger als das Schmücken der Autowerkstatt.

Weihnachtsfeier

Bei den Betriebsfeierlichkeiten hat das Finanzamt schon genauere Vorstellungen als bei der Dekoration. Denn die gilt, ebenso wie Geschenke an die Mitarbeiter, als geldwerter Vorteil.

Darunter zählen alle Entlohnungen und Vergünstigungen, die nicht als Gehalt ausgezahlt werden. So beispielsweise das günstigere Kantinenessen oder der Dienstwagen. Für jede dieser Zusatzleistungen werden Steuern fällig – je nach Art und Wert der Leistung sowie entsprechender Berechnung. Doch es gibt auch definierte Obergrenzen, bis zu denen sie steuerfrei sind.

Bei Betriebsfeiern liegt die Grenze bei 110 Euro pro Mitarbeiter, nicht pro Person. Das gilt aber nur für zwei Feiern im Jahr – egal wann sie stattfinden. Haben Sie also im Sommer schon zwei Feiern veranstaltet, ist die Weihnachtsfeier überhaupt nicht mehr steuerfrei.

Zudem müssen die 110 Euro pro Feier alle anfallenden Kosten abdecken, gleich ob Miete, Musik, Transport, Essen und Getränke oder den gebuchten Künstler.

Wird mehr ausgegeben, werden Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben fällig. Und dann wird nicht nur das Geld, welches mehr ausgegeben wurde, versteuert, sondern die kompletten Kosten inklusive der 110 Euro des ursprünglichen Freibetrags. Die Berechnung erfolgt dann nach der Steuerklasse der jeweiligen Mitarbeiter und findet sich auch auf deren Gehaltsabrechnungen wieder.

Möchte man mehr ausgeben, kann man eine Pauschalierung beim Finanzamt anmelden. Die Weihnachtsfeier oder das Betriebsfest wird daraufhin pauschal mit 25 Prozent versteuert, dafür bleibt es aber sozialversicherungsfrei und auch die Mitarbeiter haben keine Steuerabzüge auf ihrer nächsten Abrechnung.

Geschenke

Wer seinen Mitarbeitern neben der Weihnachtsfeier noch eine Freude machen will, sollte auch hierbei eine Freigrenze beachten. Ein Geschenk, egal wann es im Jahr übergeben wird, darf nie mehr als 40 Euro inklusive Umsatzsteuer kosten – sonst werden wieder Lohnsteuer und Sozialversicherung fällig. Dieser Freibetrag gilt für jedes Geschenk, das über das Jahr hinweg überreicht wird, egal ob es Weihnachts- oder Geburtstagspräsent ist. Allerdings dürfen Mitarbeiter auch nur zu besonderen Anlässen, also Hochzeit, Geburtstag, Weihnachten oder Elternschaft, beschenkt werden.

Zudem sollten diese Aufmerksamkeiten nicht zur Weihnachtsfeier überreicht werden, denn sonst zählt der Geschenkwert in die 110 Euro mit hinein und die eigene steuerfreie Obergrenze von 40 Euro entfällt.

Will man für das Geschenk mehr ausgeben, gilt das Gleiche wie bei der Weihnachtsfeier: Mit der Pauschalierung kann man automatisch 25 Prozent der Summe versteuern lassen und das Nettogehalt des Mitarbeiters wird nicht belastet.

Bei den Kundengeschenken wird es noch ein bisschen kniffliger. Diese sind bis 35 Euro pro Jahr und Empfänger steuerfrei. Und auch nur dann, wenn die Kosten konkret in der Buchhaltung aufgelistet werden. Man braucht demnach nicht nur eine ordnungsgemäße Rechnung, um das Präsent absetzen zu können, auch der Name des Beschenkten muss darauf stehen. Und hat der entsprechende Kunde schon zum Geburtstag einen Präsentkorb im Wert von 15 Euro erhalten, bleiben für das Weihnachtspräsent eben nur noch 20 Euro übrig.

Hier zählt die Umsatzsteuer hingegen nicht in den Warenwert, sofern man die Vorsteuer absetzen darf. Wer das nicht kann, zum Beispiel selbstständige Ärzte, muss die Umsatzsteuer zum Freibetrag hinzurechnen.

Überschreitet man die Grenze von 35 Euro, zählt das Präsent zu den Betriebseinnahmen des beschenkten Unternehmers und muss dort eigenständig versteuert werden – dann auch inklusive der Umsatzsteuer. Wer seinen Geschäftspartnern diesen Ärger ersparen und trotzdem ein Geschenk für 40 Euro kaufen will, kann auch hier wieder eine  pauschale Steuer an den Fiskus zahlen – dieses Mal jedoch in Höhe von 30 Prozent. Mit dieser Regelung dürfen die Geschenke pro Person bis zu 10.000 Euro betragen – das reicht dann auch für etwas größere Präsente. Allerdings muss die Pauschalierung dann einheitlich für alle gewährten Zuwendungen an die Kunden angewendet werden.


Wenn Sie diese Steuerfallen beachten und darüber hinaus für Ihre Kunden und Mitarbeiter noch schöne Geschenke auswählen oder eine tolle Weihnachtsfeier organisieren, steht der harmonischen Adventszeit im Beruf nichts mehr im Weg.

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