Der Idealkandidat (die eierlegende Wollmilchsau) für jedes Unternehmen wäre:
20 Jahre jung mit mindestens 10 Jahren Berufserfahrung, spricht 3 Sprachen fließend, kommt aus der gleichen Branche, bringt alle gewünschten Qualifikationen mit und verdienen will er auch so gut wie nichts. Kennen Sie so jemanden? Also ich nicht.

Um den richtigen Mitarbeiter zu finden, muss ich als Arbeitgeber vorher ganz genau wissen, wen ich wirklich suche.  Auf welche Punkte meiner Vorstellung kann ich verzichten, welche einschränken und auf welche Punkte muss ich bestehen? Beispiel: Gute englische Sprachkenntnisse sind zwingend erforderlich, da der zukünftige Mitarbeiter nur mit ausländischen Kunden zu tun hat.

Oft haben  Unternehmen falsche Vorstellungen, da sie sich mit den jeweiligen Berufsgruppen nicht gut genug auskennen: Eine Bürokraft ist nun einmal keine Sekretärin, und zwischen Sekretärin und Assistentin gibt es bei dem Tätigkeitsprofil auch erhebliche Unterschiede.
Genauso kommt es leider oft vor, dass ein „Einkäufer“ gesucht wird. Aber auch hier gibt es immense Unterschiede zwischen der Einkaufssachbearbeitung, der Disposition, dem strategischen oder dem operativen Einkäufer.


Wenn ich mir genau darüber klar bin, wen ich wirklich suche, gibt es zwei Möglichkeiten der Personalrekrutierung: die aktive und die passive.
Bei der aktiven Suche gehe ich auf Bewerber zu. Bei Fach-, Job- oder sonstigen Messen spreche ich potentielle Kandidaten an, im Internet können Lebenslaufdatenbanken durchsucht werden. Dabei ist auch sofort die Qualifikation des Kandidaten ersichtlich und ein Kontakt kann direkt zustande kommen.
Die passive Mitarbeitersuche besteht darin, mein Stellenangebot „publik“ zu machen und abzuwarten, dass der oder die Richtige diese Information erhält. Möglichkeiten wären Anzeigenschaltung in der regionalen oder Fachpresse, die Suche über ein externes Personalbüro, einen Personalvermittler oder die Bundesagentur für Arbeit, Anzeigen in verschiedenen Internetportalen oder die Stelle auf der eigenen Homepage ausschreiben. Sie können auch das eigene Netzwerk aktivieren, das heißt Geschäftsfreunden, Bekannten oder den eigenen Mitarbeiter die Information der Personalsuche zukommen lassen.

Ich habe auch schon Mitarbeiter über Plakate gesucht. Die Plakate hingen vor Großhändlern, bei denen diese „Zielgruppe“ ihre Arbeitsmaterialien kauften.

Sie sehen: Bei der Mitarbeitersuche sind eigentlich keine Grenzen gesetzt. Das Wichtigste ist jedoch: Wie kommt mein Unternehmen bei den „vermeintlichen Bewerbern“ an? Wenn ich einen Kandidaten mit „Excel Kenntnissen“ suche und „Exel Kenntnisse“ in den Anzeigen schreibe, sagt das schon alles über mein Unternehmen aus. Ähnlich sieht es bei einer fehlenden Unternehmensdarstellung oder unvollständigen Aufgabenstellung aus. Ein Ansprechpartner, bei dem die Bewerber Rückfragen stellen können, sollte ebenfalls mit angegeben werden.

Zudem ist Employer Branding nicht mehr nur ein Thema für Großbetriebe. Auch mittelständische Unternehmen arbeiten vermehrt daran, aus ihren Unternehmen „eine attraktive Marke“ für Bewerber zu machen. Je attraktiver ein Arbeitgeber ist, desto schneller  erhalte ich passende Bewerber auf meine Stellenausschreibung die eine entsprechend gute Qualität mitbringen. So wird man auch in Zeiten des demografischen Wandels weniger Probleme bei der Stellenbesetzung haben als manch anderer.

Wo suche ich die „Nadel im Heuhaufen“?

Für welches Medium und welche Wege ich mich entscheide, hängt ganz klar von dem Stellenprofil ab. Ingenieure oder Techniker sind derzeit mehr als schwer zu finden und daher sollten alle Möglichkeiten genutzt werden. Sie erfüllen klar das Klischee des Fachkräftemangels. Dem gegenüber würde ich eine Bürokraft nur „eingeschränkt“ suchen, da sich auf diese Stelle gleich mehrere Berufsgruppen bewerben: Groß- und Außenhandels- und Bürokaufleute, Kaufleute für Bürokommunikation, Wirtschaftsassistenten, Industriekaufleute, Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellte usw.

Der Run auf den Richtigen

Nachdem nun die Personalsuche erfolgreich war, hat sowohl der Postbote als auch das E-Mail Fach Bewerbungsunterlagen im Gepäck. Leider wird die Vorselektion oft der Sekretärin, der Telefonzentrale oder schlimmer noch einem Auszubildenden übertragen. Hier rutschen oft wirklich gute Kandidaten durchs Netz. Mehrmals haben sich schon hinter „unscheinbaren“ oder chronologisch „falsch“ erstellten Lebensläufen sehr gute Bewerber verborgen. Das liegt daran, dass sich diese nicht so oft bewerben und sie weniger Routine in der Darstellung einer verständlichen Vita haben. Auch sollte die Kontaktaufnahme in Zeiten des Fachkräftemangels sehr zeitnah erfolgen, da die Besten schnell vom Markt sind.

Der erste Eindruck zählt

Schon die Bewerbungsunterlagen sagen viel über den Bewerber aus. Postalische Unterlagen können Ihnen zum Beispiel durch Rauchgeruch zeigen, ob der Kandidat mit hoher Wahrscheinlichkeit Raucher oder Nichtraucher ist.  Wirkt die Bewerbungsmappe abgegriffen und „schmuddelig“, so ist sie schon durch viele Hände gegangen und der Bewerber bewirbt sich routiniert, aber nicht sonderlich motiviert. Häufig erhalte ich auch Bewerbungen mit falschen Anreden wie „Sehr geehrter Herr Schneider“, nur dass ein Herr Schneider gar nicht hier arbeitet.  Dadurch erkennt man: Das „Standardschreiben“ wurde noch nicht einmal vernünftig überarbeitet. Bei den Bewerbungen per E-Mail ärgere ich mich immer wieder über Dateien, die nicht in .doc oder .pdf-Format geschickt werden. Zu große Dateien können wiederum das Postfach sprengen und ausgedruckte Fotos, die im A4/Ganzblattformat geschickt werden, zaubern auch kein Lächeln bei dem Bearbeiter. Es gibt viele derartige Hinweise, die ein recht genaues Bild von dem Bewerber aufzeigen. Welche Gedanken hat er sich bei seiner Bewerbung gemacht? Wie ist der Gesamteindruck: Vollständigkeit, Ordnung, Übersichtlichkeit, usw.? Diese Hinweise fließen, ob bewusst oder unbewusst, bei der Bewertung mit ein.

Auch Personalentscheider sind nur Menschen

Der erste Blick fällt auf die Bewerbung und der zweite auf das Foto. Ich habe noch nie einen Geschäftsführer gesehen, der nicht sofort das „Bildchen“ sehen wollte, und die Enttäuschung ist jedes Mal groß, wenn keines dabei ist. Dass viele Fotos schon sehr alt sind, fällt den Wenigsten auf. Spannend wird es dann bei dem Vorstellungsgespräch – entweder ist das Gespräch nach fünf Minuten beendet oder man ist positiv überrascht, da auch nicht jeder Mensch fotogen ist. Man lässt sich halt gern beeinflussen. Nachweislich haben attraktive Menschen schon  Pluspunkte gesammelt, bevor es überhaupt um deren Qualifikation geht. Sie werden unterbewusst als intelligenter eingestuft. Blaue Augen zeugen angeblich ebenfalls von Intelligenz, Vollbartträger wirken hingegen, als hätten sie etwas zu verbergen.

Objektive Wahrnehmung ist nie objektiv, sie ist ein interaktiver Prozess.
Das Gleiche gilt für Gemeinsamkeiten: Ist der Bewerber auf die gleiche Schule oder Hochschule gegangen oder wohnt er in meinem Geburtsort, verbindet diese Gemeinsamkeit und die Beeinflussung ist programmiert.

Ähnliches gilt für den Zeitdruck. Wenn die Stelle bis zu einem bestimmten Zeitpunkt besetzt sein muss, wird das eine oder andere schon mal „übersehen“.  Eine Bewerbung, die unter ausreichend Zeit als „mittelmäßig“ bewertet worden wäre, wird plötzlich zur Nr. eins.
Beeindruckend auch, wie Personalentscheider bei Bewerbern aus der gleichen Branche oder sogar vom Mitbewerber reagieren,. Hier spielen Zeugnisse, Lücken im Lebenslauf und viele Stellenwechsel keine Rolle mehr. Stattdessen kommt der Ausruf: Den müssen wir einladen!

„Diskriminierung – nicht bei uns,  jeder wird gleich behandelt“

Trotz des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes hat jedes Unternehmen eine Vorstellung, welches Geschlecht es für die jeweilige Position einsetzen will. Natürlich darf man niemanden aufgrund des Geschlechtes oder auch des Alters diskriminieren. Aber in der Praxis wird aufgrund des Lebenslaufes genau nach diesen Kriterien die Erstauswahl getroffen. Dem folgt sicherlich die Qualifikation mit entsprechenden Stellenwechseln, je nach Häufigkeit und Begründung. Doch sollte man auch hierbei bedenken, welche Stelle zu besetzen ist.
Ein Vertriebler, der alle zwei Jahre seinen Job gewechselt hat, kann nicht sehr erfolgreich gewesen sein. Bis ein er die Strukturen, das Produkt und den Kundenkreis kennenlernt, dauert es meist schon zwei Jahre. Ähnlich verhält es sich bei Bilanzbuchhaltern. Da die Bilanzen erst im folgenden Jahr geprüft werden, wird erst dann deutlich, ob ich eine Fachkraft oder einen „Blender“ vor mir habe. Dem gegenüber stehen Bewerber, die in Konzernen tätig waren und sich nun für den Mittelstand bewerben oder umgekehrt. Konzerne haben klare Strukturen und einen eingegrenzten Tätigkeitsbereich mit jeweils entsprechenden Mitarbeitern für alle Unterbereiche. Im Mittelstand ist das nicht möglich und der Kandidat muss sehr flexibel, eigenständig und verantwortungsvoll arbeiten können.

Original oder Fälschung?

Der Kreativität sind in einigen Lebensläufen keine Grenzen gesetzt. Laut dem Detektiv-Institut Kocks GmbH in Düsseldorf ist jede dritte Bewerbung gefälscht. Kleine „Schönfärbereien“, etwa nur Jahreszahlen anzugeben, sind gegenüber richtigen Fälschungen noch Kavaliersdelikte. Es gibt aber auch gravierendere Fälle: Da werden imaginäre Unternehmen als früherer Arbeitgeber benannt, Arbeitslosenzeiten werden als Auslandsaufenthalt oder Pflege eines Familienmitglieds kaschiert, Haftstrafen als Bildungsurlaubszeiten.

Ich hatte schon die Bewerbung eines Ingenieurs auf dem Tisch liegen, der seine Diplomurkunde abgegeben hat. Aber das einzige was daran echt war, war sein Können mit Photoshop. Das Studium hat er nie beendet. Laut Hochschulanzeiger Nr. 83 ist die Anzahl bekannter falscher Hochschulen innerhalb von vier Jahren von 200 auf 800 gestiegen.

In 2011 hatten wir einen Bewerber, bei dem das Zeugnis seines letzten Arbeitgebers irgendwie merkwürdig aussah. Nach Rücksprache mit der dortigen Personalabteilung hatte er kurzerhand aus dem einseitigem ein zweiseitiges Zeugnis mit entsprechend guter Beurteilung kreiert. Genauso verhielt es sich mit  einer Bilanzbuchhalterin, die gerade „die Weiterbildung“ beendet hatte. Mehrfach hatte ich das Zeugnis angefordert, bis sie zum Schluss zugab, dass sie die Prüfung nicht geschafft hatte. Selbst im Internet wird in Foren darüber diskutiert, ob es nicht okay wäre, aus der Fünf in Mathematik eine Vier zu machen. Schließlich ist für den Ausbildungsberuf, den man sich ausgesucht hat, keine Mathematik notwendig.

Wie viele „falsche Mitarbeiter“ in Unternehmen arbeiten, darüber kann nur spekuliert werden. Oft dringen diese Zahlen nur per Zufall an die Öffentlichkeit und kein Unternehmen rühmt sich mit solch einer Peinlichkeit. Deshalb ist es wichtig, sich die Zeit zur Prüfung der Unterlagen zu nehmen und den Lebenslauf mit den Zeugnissen genau zu vergleichen. Notizen, die auf einem gesonderten Blatt stehen, helfen einen genauen Überblick über Lücken, fehlende Zeugnisse oder sonstiges zu verschaffen.

Das Anschreiben – der ausformulierte Lebenslauf?

Wenn eine Bewerbung soweit allen Prüfungen standgehalten hat, rundet das Anschreiben die Endbeurteilung ab. Hat der Kandidat nur nochmals seinen Lebenslauf in ganzen Sätzen wiederholt oder bezieht er sich auf Punkte des Stellenangebots? Auch der Wohnort ist ein entsprechendes Kriterium, der Familienvater von zwei schulpflichtigen Kindern mit Eigenheim ist sicher nicht so umzugsbereit wie ein ungebundener Kandidat.

Nichts ist langweiliger als die 38. Bewerbung, die zum 38. Mal mit dem gleichen Satz beginnt: „Mit großem Interesse habe ich Ihr Stellenangebot gelesen…“ – da schaltet jeder Mensch irgendwann ab. Leider scheinen 90 Prozent aller Bewerber die gleichen, weniger guten Bewerbungstipps zu lesen. Eigentlich müsste nur jeder Bewerber sich in die Situation des Personalentscheiders versetzen – wie kommt meine Bewerbung bei einem fremden Menschen an und welche Informationen braucht er zur Beurteilung meiner Person? Bewerbungsschreiben mit Angaben über die Soft Skills, also die persönlichen Eigenschaften, die Motivation für die Bewerbung und der jeweiligen Erklärung des Stellenwechsels, sind die für eine endgültige Beurteilung wichtigen Punkte.

Papier ist geduldig

Bevor ich die Entscheidung treffe, einen Kandidaten zu einem Gespräch einzuladen, führe ich grundsätzlich vorher ein telefonisches Interview. Sie können sich dadurch einen ersten Eindruck verschaffen und offene Fragen klären. Einige Spitzenkandidaten werden dadurch zwar oft zu mittelmäßigen Bewerbern, aber diese Erkenntnis hätten Sie auch spätestens im Bewerbungsgespräch bekommen. Das telefonische Vorabgespräch erspart beiden Seiten Zeit und greift falschen Vorstellungen vor. Natürlich kann man am Telefon nicht das Bewerbungsgespräch vorziehen, schon der visuelle Eindruck fehlt schließlich hierbei, aber Punkte wie Umzugsbereitschaft, definitive Sprach- oder EDV-Kenntnisse, Kündigungsfristen, usw. können bereits im Vorfeld abgeklärt werden. Auch fehlende Zeugnisse können in diesem Zug gleich mit nachgefordert werden. Und wenn beide Seiten noch an einer Zusammenarbeit interessiert sind, können Sie auch gleich den Vorstellungstermin vereinbaren.

Ein Gastbeitrag von Gabi Walther

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