Die jährliche Betriebsweihnachtsfeier ist eine Tradition, der fast alle Unternehmen in Deutschland nachgehen – und das zu Recht. Sie kann nicht nur die Mitarbeitermotivation und den Teamzusammenhalt stärken, sie dient auch als Dankeschön für die gute Arbeit. Doch was macht man, damit die Feier unvergesslich wird? Wie organisiert man sie und wie verhält man sich währenddessen? Wir geben Ihnen in den nächsten Wochen die Antworten in unserer Serie.     Heute: So organisieren Sie die Feier.

Sobald Sie sich entschieden haben, in welchem Rahmen die diesjährige Weihnachtsfeier stattfinden soll, geht es an die Organisation. Dazu gehört es nicht nur, das Budget festzulegen und die Location oder das Event zu buchen, sondern auch einen Termin zu finden, Einladungen zu verschicken, sich Gedanken über den Transport zu machen und vieles mehr. Wir geben Ihnen heute eine kleine Anleitung, auf welche Punkte man bei der Planung achten sollte.

Terminfindung und Gästeliste

Damit Sie wissen für wie viele Personen Sie überhaupt planen müssen, sollten Sie frühzeitig einen Termin ins Auge fassen. Betriebliche Weihnachtsfeiern finden üblicherweise an einem Werktag statt und gehen meist in die Abendstunden über.

Zudem müssen Sie entscheiden, wer eigentlich eingeladen werden soll. Gilt die Weihnachtsfeier nur für die direkten Mitarbeiter oder auch für deren Partner und Familien? Wollen Sie vielleicht externe Geschäftspartner mit einbeziehen? Zur besseren Übersicht können Sie gleich eine Namens- und Adressliste erstellen, damit Sie wissen, an wen die Einladung rausgehen soll.

Stehen der Termin und die grundsätzliche Gästeliste fest, gilt es die Einladungen zu verschicken, um festzustellen, wie viele der geladenen Personen überhaupt an der Feier teilnehmen möchten. Schließlich ist die Weihnachtsfeier, gerade außerhalb der Arbeitszeit, keine Pflichtveranstaltung. Tipps wie die Einladung am besten aussehen sollte, finden Sie hier.

In keinem Fall dürfen Ort, Zeit und die Bitte um eine zeitnahe Rückmeldung fehlen, damit Sie die Planung fortsetzen können. Rechnen Sie jedoch immer drei bis vier Personen mehr hinzu, falls sich jemand im letzten Moment anders entscheidet – wer hinterher zu optimistisch eingeplant hat, zahlt vielleicht etwas mehr, wer zu knapp eingeplant hat, hinterlässt aber schlimmstenfalls hungrige oder missgestimmte Gäste.

Zudem müssen Sie entscheiden, wie die Mitarbeiter zu dem Veranstaltungsort gelangen sollen. Einige große Unternehmen mieten dafür einen Taxi- oder Shuttleservice, gerade wenn sich die Weihnachtsfeier mit der Arbeitszeit überschneidet oder an diese anknüpft.

Hierfür müssen Sie dann natürlich wissen, wie viele Personen transportiert werden müssen und wollen. Fragen Sie also am besten direkt in der Einladung, oder nachdem alle Rückmeldungen eingegangen sind, ob die Mitarbeiter den Service in Anspruch nehmen möchten.

Sollte die Weihnachtsfeier hingegen in Ihren Räumlichkeiten oder einige Stunden nach Feierabend stattfinden, brauchen Sie Derartiges nicht zu beachten.

Programmplanung

Haben Sie eine konkrete Teilnehmerliste, geht es an die Planung der eigentlichen Feierlichkeiten. Die Event-Idee sollte ja möglichst schon vor dem Verschicken der Einladung feststehen, aber wie ist das beispielsweise mit der Dekoration, falls Sie in Ihren Räumlichkeiten feiern, oder einer Rede vom Geschäftsführer? Haben Sie vielleicht einen Künstler gebucht, der das Essen und die Stimmung etwas auflockern soll?

Für die Abendplanung gilt es einen genauen Zeitplan zu erstellen. Diesen kann man natürlich auch an die Mitarbeiter ausgeben, größtenteils dient er aber der Übersicht, wann was an dem Tag oder Abend geplant ist. Selbst wenn Sie nur essen gehen und keine zusätzlichen Aktivitäten angedacht sind, empfiehlt es sich die zeitliche Abfolge der Gänge mit dem Restaurant abzustimmen. So  wartet niemand lange auf seinen Teller oder ist vielleicht noch beim zweiten Gang, während der dritte aufgetischt wird.

Die Zeit für die jeweiligen Punkte sollte dabei möglichst großzügig eingeplant sein, damit der Chef bei seiner Rede nicht in Hektik gerät und die Mitarbeiter zwischen den Gängen ein paar Minuten für Gespräche haben.

Damit aber beispielsweise der Redner keine vier Seiten vorzutragen gedenkt, können Sie ihm eine knappere Zeitvorgabe nennen.

Haben Sie andererseits vor, auf der Weihnachtsfeier zu Wichteln oder ist ein bestimmtes Motto geplant und die Mitarbeiter sollten sich daran beteiligen, müssen Sie natürlich noch die entsprechenden Modalitätenmit den Teilnehmern klären.


Am wichtigsten ist jedoch neben als der Planung und Organisation den Überblick zu behalten und nicht die Vorfreude an der Weihnachtsfeier zu verlieren. Lassen Sie sich also nicht aus der Ruhe bringen, auch wenn beispielsweise einer der gebuchten Künstler ausfallen sollte. Versuchen Sie stattdessen immer eine Alternativmöglichkeit in der Hinterhand zu haben. Damit beweisen Sie Souveränität und Organisationstalent und Sie tragen sicherlich einen großen Teil zu einem wundervollen, erfolgreichen Abend bei, den Sie ebenfalls hoffentlich genießen können.


Morgen verraten wir Ihnen, welche Knigge-Regeln es für das Verhalten auf der Feier gibt und welche Fettnäpfchen es zu vermeiden gilt.

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